“Ziemeļlatvijas” redakcija saņēma kāda mūsu lasītāja vēstuli ar lūgumu noskaidrot, cik ilgi jāglabā apsaimniekošanas un komunālo pakalpojumu rēķini un to samaksas čeki, kā arī citi mājsaimniecības un juridiskie dokumenti.
Tagad lielākā daļa apsaimniekošanas un komunālo pakalpojumu rēķini ir nodrošināti elektroniski un samaksa tiek veikta ar internetbankas starpniecību. Bet ko darīt ar tiem pakalpojumu rēķiniem, samaksas dokumentiem un citiem juridiskiem dokumentiem, kas ir papīra formā un glabājas mājās mapēs, aizņemot vietu? Cik ilgi tos glabāt?
Pēc būtības ikmēneša rēķinā gan papīra, gan elektroniskā formā tiek norādīts, vai klients ir vai nav parādā pakalpojuma sniedzējam par iepriekšējo periodu. Ja rēķinā nav uzrādīts parāds, tas apliecina, ka viss līdz konkrētajam datumam ir samaksāts un nav nepieciešams rēķinus un maksājuma uzdevumus par iepriekšējiem mēnešiem glabāt. Aptaujātie pakalpojumu sniedzēji uzsver, ka dažkārt parāds rodas neapzināti, jo pakalpojumu ņēmējs maksājuma uzdevumā nav norādījis prasīto informāciju vai tā ir neprecīza, līdz ar to maksājumu nav iespējams piesaistīt klientam. Šādos gadījumos klientam ir jāpierāda veiktais maksājums.
Lielākā daļa pakalpojumu sniedzēju savās mājaslapās ir izveidojuši iespēju pakalpojumu ņēmējam reģistrēties un izveidot savu kontu, kur var nodot skaitītāju rādījumus un apskatīt tos, kā arī ir pieejami visi rēķini un veiktie maksājumi. Līdz ar to papīra formā nav nepieciešams glabāt šāda veida dokumentus, jo visa informācija ir pieejama vienkopus un ērti uzskatāma.
Arī internetbanku maksājumu arhīvs ir kā pierādījums jebkuram maksājumam. Jautājums rodas gadījumā, ja banka pārtrauc darbību vai cilvēks slēdz kontu bankā, kas tad notiek ar maksājumu vēsturi. Finanšu nozares asociācijas komunikācijas vadītāja Sabīne Spurķe skaidro, ka finanšu iestāžu dokumentu glabāšanu un to glabāšanas ilgumu nosaka Arhīva likums. Arī maksājuma uzdevumi tiek nodoti un uzglabāti, kā arī būs atrodami arhīvā. Līdz ar to nekas nekur nepazūd.
Meklējot atbildes uz lasītāja jautājumiem, tika noskaidrots, ka šobrīd Latvijā nav vienota regulējuma par to, cik ilgi privātpersonām jāglabā pakalpojumu sniedzēju rēķini un čeki. Bet Civillikuma 1838. pantā ir teikts, ka strīdu gadījumā klientam pašam ir jāpierāda ar visiem atļautiem pierādījuma līdzekļiem, ka samaksa ir veikta. Savukārt Civillikuma 1895. pants nosaka termiņu, cik ilgi var prasīt parādu apmaksāt. Minētais pants paredz, ka noilguma periods maksājumiem ir 10 gadi. Līdz ar to savas drošības dēļ rēķinus un maksājumu dokumentus ieteicams glabāt 10 gadus, lai nepieciešamības gadījumā varētu pierādīt maksāšanas faktu, pēc tam iestājas noilgums un saistības izbeidzas.
Mūsu lasītāja jautājumu lūdzām skaidrot arī dažādu pakalpojumu sniedzējus, kā rīkoties ar samaksas un citiem mājsaimniecībā esošajiem dokumentiem.
Elektroenerģija
AS “Latvenergo” preses sekretāre Ivita Bidere komentē: “Elektrum klienti lielākoties norēķinus, kā arī citus ar elektroenerģiju saistītus jautājumus pārvalda pašapkalpošanās portālā elektrum.lv, kur arī veic maksājumus. Attiecīgi portālā arī automātiski saglabājas klienta norēķinu vēstures informācija, ko jebkurā brīdī var apskatīt. Atbilstoši Komerclikumam maksājumu apliecinošie dokumenti ir jāglabā trīs gadus. Tomēr pieredze liecina, ‒ ja dzīvē rodas neskaidrības, tad parasti daudz ātrāk. Maksājumu apliecinājuma pierādījums klientam var būt vajadzīgs situācijās, ja maksājums nav noticis korekti, ir pazudis, nepareizi attiecinājies vai tamlīdzīgi. Dzīvē šādas situācijas atklājas daudz ātrāk nekā trīs gados, – ja kāds maksājums no klienta nav ienācis noteiktajā termiņā, viņam operatīvi tiek sūtīta informācija par to. Savukārt Izlīdzinātā maksājuma klientiem reizi gadā tiek sagatavots pārrēķins, kurā ir norādīti visi saņemtie klienta maksājumi. Informācija par saņemtajiem maksājumiem klientam jebkurā laikā pieejama arī klientu portālā. Ja maksājums ir saņemts, nepieciešamība saglabāt maksājumu apliecinošu dokumentu faktiski ir lieka. Klientam nosūtītos rēķinus glabāt nav nepieciešams, tie vienmēr pieejami klientu portālā.”
Gāze
AS “Latvijas Gāze” sabiedrisko attiecību speciāliste Anastasija Petere raksta redakcijai: ““Latvijas Gāze” uzglabā informāciju par visiem klientu maksājumiem. Uzņēmumam nav kādu speciālu prasību klientiem, lai tie uzglabātu informāciju par maksājumiem, bet Civillikums paredz, ka saistību noilgums ir 10 gadi un klientam neskaidrību gadījumā ir jāpamato, ka viņš ir pildījis saistības. Tādēļ, ja klientam ir vēlme, kvītis vai banku izrakstus ir jēga glabāt 10 gadus.
Dzīvē neskaidrību galvenais avots ir laikā nenomaksāti rēķini, kā arī apmaksa ar bankas pārskaitījumu, kurā nav norādīta minimālā informācija – abonenta numurs vai adrese. Lai izvairītos no pārpratumiem, vislabāk ir reģistrēties “Latvijas Gāzes” e-pakalpojumu portālā, kur var sekot līdzi visiem maksājumiem, pārskatiem un skaitītāju rādījumiem.”
Ūdens un apsaimniekošanas pakalpojumi
SIA “Smiltenes NKUP” pārstāve Aiga Ozola norāda: “Klienta paša ziņā ir, cik ilgi glabāt dokumentus, pakalpojumu sniedzējs to nenosaka. Ja klients maksājumus veic godprātīgi, nekavējot rēķinu apmaksas termiņus, tad prasība uzrādīt maksājumu apliecinošu dokumentu ir niecīga, jo to, vai apmaksa ir saņemta, apliecina arī turpmākie rēķini, kuros parādās parāds tad, ja maksājums kaut kādu iemeslu dēļ nav veikts. Maksājuma apliecinājums var būt nepieciešams domstarpību gadījumos. Tā kā visi maksājumi tiek veikti elektroniski ar banku starpniecību, tos ir iespējams atrast par vismaz 10 gadiem.”
SIA “Valkas Namsaimnieks” valdes loceklis Ivo Meļķis skaidro: “Pakalpojumu sniedzēji nenosaka, cik ilgi klientam būtu jāuzglabā apliecinājums par apmaksāto rēķinu. Taču saskaņā ar Civillikuma 1895. pantu visas saistības turpinās 10 gadus. Un atbilstoši Civillikuma 1838. panta prasībām katrai personai 10 gadu ilgā termiņā ir jābūt gatavai pierādīt veiktos maksājumus, lai pretenziju gadījumos spētu pierādīt savu taisnību.”
Televīzija, internets, telefons
“Tele2 Latvia” sabiedrisko attiecību vadītājs Oskars Fīrmanis izsmeļoši skaidro mūsu lasītājiem: “Atbildot uz jautājumu, cik ilgi ir jāglabā Tele2 rēķins vai čeks, tad šo kārtību nenosaka un neregulē uzņēmums, bet gan Latvijas Republikā spēkā esošie normatīvie akti. Piemēram, juridiskajām personām čeki jāglabā vismaz pieci gadi. Patērētajiem atšķirībā no juridiskām personām šie termiņi atšķiras, piemēram, patērētājs ir tiesīgs pieteikt prasījumu pārdevējam vai pakalpojuma sniedzējam par preces neatbilstību līguma noteikumiem divu gadu laikā no preces iegādes dienas. Līdz ar to minimālais pirkuma apliecinoša dokumenta glabāšanas termiņš būtu vismaz divi gadi. Savukārt, ja patērētājs nav veicis pakalpojuma un/vai preces apmaksu rēķinā norādītajā termiņā, pārdevējam vai pakalpojuma sniedzējam ir tiesības trīs gadu laikā no parāda rašanās dienas vērsties pret patērētāju ar prasību par parāda apmaksu. Ja pārdevējs vai pakalpojuma sniedzējs pirms noilguma termiņa iestāšanās dienas atkārtoti brīdina patērētāju par esošā parāda apmaksu, noilguma termiņš tiek pārtraukts. Tāpēc rēķini, kas izrakstīti par preču un/vai pakalpojumu apmaksu, ir jāglabā līdz brīdim, kamēr beidzas pārdevēja vai pakalpojuma sniedzēja tiesības pieprasīt patērētājam parāda apmaksu. Vienlaicīgi ir jānorāda, ka termiņš, kādā patērētājs ir tiesīgs vērsties tiesā ar prasību pret pārdevēju vai pakalpojuma sniedzēju, ir noteikts Civillikumā un tas ir 10 gadi. Lai nebūtu pārpratumu, kas jāglabā un cik ilgi, mēs saviem klientiem iesakām rēķinu apmaksu veikt internetbankā, jo neskaidrību gadījumā maksātājam jebkurā laikā ir tiesības saņemt bankas apliecinājumu par veiktajiem maksājumiem. Tāpat mēs aicinām izmantot mūsu pašapkalpošanās portālu mans.tele2.lv, kurā jebkurā laikā ir pieejams gan rēķins, gan arī var redzēt, vai un kad ir veikta rēķina apmaksa. Līdz ar to nav nepieciešams glabāt rēķinus vai čekus. Iesakām glabāt čekus, ja ir veikts kādas ierīces pirkumus, jo čeks kalpo kā garantijas talons, ko nepieciešams uzrādīt, ja ierīcei radusies kāda problēma un to varētu samainīt.”
LMT Norēķinu dienesta direktore Dace Roze komentē: “Glabājot maksājumus apliecinošus dokumentus, piemēram, pakalpojumu apmaksas kvītis un čekus, klients pasargā sevi, jo strīdu gadījumā šie dokumenti ir pamats, kas apliecina līguma saistību izpildi. Teorētiski šādi dokumenti jāglabā pat 10 gadus, jo Civillikuma 1838. pants nosaka, ka visas saistības turpinās šādu periodu. Tomēr, ja abas puses saistības ir nokārtojušas un tām nav nekādu pretenziju vienai pret otru, nav pamata glabāt rēķinus un kvītis tik ilgi. Kādu laiku šādus dokumentus tomēr ir vērts uzglabāt arī tad, ja visas saistības ir izpildītas, piemēram, vienu gadu – līdz nākamā gada nodokļu deklarācijas iesniegšanai. Tas var noderēt, lai atgūtu kļūdaini veiktus maksājumus vai pārmaksas, kas var atklāties ilgākā laika periodā, trīs četru mēnešu laikā. Tāpat dokumenti noderēs gadījumā, ja persona ir reģistrējusies kā saimnieciskās darbības veicējs un vēlas atgūt IIN par attaisnotajiem izdevumiem, tostarp par pamatotiem telekomunikāciju izdevumiem.”
Zemes, meža platību un ēku nomaksu maksājumi, īpašuma nodokļa apmaksa
Arī uz zemes, meža platību un ēku nomaksas un īpašuma nodokļa apmaksas rēķiniem un veiktajiem maksājumiem attiecas Civillikuma 1838. un 1895. panti un ir spēkā 10 gadu termiņš. Šie dokumenti ir būtiski pie nekustamā īpašuma pirkšanas un pārdošanas, tāpēc nevajadzētu steigties ar šādu dokumentu izmešanu. Jebkurš dokuments, kas saistīts ar nekustamo īpašumu, ir nozīmīgs un cilvēkam nepieciešams drošības dēļ. Tai skaitā nekustamā īpašuma iegādes vai pārdošanas izdevumu (valsts nodevas, komisijas maksas, citi līdzīgi maksājumi) dokumenti ir jāsaglabā, jo tie ir nepieciešami, iesniedzot gada ienākumu deklarāciju.
Notariāli apstiprinātiem zemes, ēku, meža nomas vai ar iegādi saistītiem dokumentiem, kas vairs nav spēkā, arī nav noteikts glabāšanas termiņš privātpersonām. Latvijas Zvērinātu notāru padomes rīkotājdirektors Gatis Litvins skaidro, ka notariāli apliecināti dokumenti, kuri ir izsniegti personai “uz rokas” (piemēram, notariālo aktu izraksti), noteikti ir jāglabā tikmēr, kamēr tie ir spēkā un nepieciešami pašai personai. Pēc tam jau, kā pati persona vēlas. Notariālo aktu oriģināli glabājas zvērināta notāra lietās pastāvīgi, ja notārs pārtrauc praksi, tie tiek nodoti viņa lietu pārņēmējam (citam zvērinātam notāram vai Nacionālajam arhīvam). Notariālā akta dalībnieki jebkurā brīdī var saņemt jaunu izrakstu, ja iepriekšējais ir pazudis vai sabojāts.
Valsts ieņēmumu dienests, maksātie nodokļi
Uz jautājumu, cik ilgi privātpersonām ir nepieciešams glabāt deklarācijai iesniegtos čekus, atbild VID Sabiedrisko attiecību daļas galvenā sabiedrisko attiecību speciāliste Evita Teice-Mamaja: “Likuma “Par iedzīvotāju ienākuma nodokli” 28. pantā noteikts nodokļu maksātāja pienākums, tajā skaitā uzglabāt ieņēmumus un attaisnotos izdevumus, kā arī likumā noteiktajos gadījumos – citus izdevumu apliecinošus dokumentus vismaz trīs gadus pēc gada ienākumu deklarācijas iesniegšanas termiņa, kā arī, veicot saimniecisko darbību, uzskaitīt saimnieciskās darbības ieņēmumus un izdevumus, uzglabāt ieņēmumus un izdevumus apliecinošus attaisnojuma dokumentus vismaz piecus gadus, bet gadījumos, kad nodokļu maksātājam saskaņā ar likumu tiek piemērots īpašs nodokļu režīms uz laiku, kas pārsniedz piecus gadus, ‒ visu īpašā nodokļu režīma piemērošanas laiku. Maksātājam ir pienākums uzrādīt šos dokumentus vai iesniegt to kopijas Valsts ieņēmumu dienestam pēc tā pieprasījuma.”
Savukārt par to, cik ilgi ir nepieciešams glabāt sarakstes vēstules ar VID, Evita Teice-Mamaja skaidro, ka saskaņā ar likumā “Par nodokļiem un nodevām” noteikto (15. panta pirmās daļas 3. punkts un 7.2 panta pirmā daļa) uzņēmējiem deklarāciju un pārskatu iesniegšanai jāizmanto VID Elektroniskās deklarēšanas sistēma (EDS). VID nodrošina, ka nodokļu maksātājam no oficiālās elektroniskās adreses konta ir piekļuve VID EDS un tajā paziņotajiem administratīvajiem aktiem, lēmumiem, dokumentiem un informācijai. Līdz ar to, izmantojot EDS, jebkurš var iesniegt dokumentus, deklarācijas un pārskatus, sazināties ar VID, iesniegt paziņojumus, aplūkot jebkuru pārskatu un jebkuru izziņu, uzzināt datus un saglabāt. EDS tiek aktīvi izmantota arī attaisnojuma dokumentu (čeku) uzglabāšanai elektroniskā veidā un gada ienākumu deklarāciju sagatavošanai.
Ārstniecības iestāžu, operāciju un citi ar medicīnu saistītie rēķini un maksājumu uzdevumi
Runājot par ārstniecības iestāžu izsniegtajiem rēķiniem un samaksas dokumentiem, kā arī ārstu apmeklējumu čekiem, tie arī ir spēkā 10 gadus un pacientu interesēs un drošībai vajadzētu saglabāt dokumentus. Veselības inspekcijas Sabiedrisko attiecību un klientu apkalpošanas nodaļa skaidro, ka neviens normatīvais dokuments nenosaka termiņu maksājumu čeku glabāšanai mājsaimniecībām, tomēr pacientu interesēs ir šos čekus saglabāt pat vairākus gadus pēc to izsniegšanas. Civillikuma 1895. pantā teikts, ka visas saistības turpinās desmit gadus. Tātad saistību tiesības izbeidzas, ja tiesīgā persona tās neizlieto desmit gadu laikā.
Latvijas tiesas lēmumi,
ja to spriedumi izpildīti
Pēc tam, kad tiesas lēmumi ir stājušies spēkā, lietas glabājas tiesas kancelejā. Tiesu dokumentu glabāšanas termiņi ir noteikti speciālā lietu nomenklatūrā, tos regulē normatīvie akti par lietu un dokumentu uzglabāšanu un sagatavošanu iznīcināšanai vai nodošanai glabāšanā arhīvam. Kamēr tiesas dokumenti glabājas tiesas kancelejā, tikmēr var pieprasīt dokumentu kopijas. Bet, kad lietas glabāšanas termiņš tiesā ir beidzies, dokumenti tiek nodoti Latvijas arhīvam vai iznīcināti, tad tiesa palīdzēt nevarēs.
Policijas lēmumi,
ja to spriedumi izpildīti
Ko darīt ar Policijas lēmumiem par piemērotajiem administratīvajiem sodiem, ja saistības ir izpildītas un sods ir apmaksāts, kā arī nav izmantota iespēja lēmumu pārsūdzēt vai citas likumā noteiktās darbības? Attiecībā uz soda samaksu ir spēkā tie paši 10 gadi, kas ir minēti Civillikumā, bet pirms tiek likvidēti jebkuri valsts un pašvaldību iestāžu dokumenti, ir tomēr kārtīgi jāpadomā, vai to darīt. Valsts policijas Vidzemes reģiona pārvaldes vecākā speciāliste Zane Vaskāne norāda: “Dokumenti, tostarp policijas pieņemtie lēmumi, skar dažādu risinātu tiesisko attiecību galīgus nolēmumus, kuri nav pārsūdzami, un nolēmumus, kuros norādīts uz pārsūdzības iesniegšanas iespējām un šādas pārsūdzības iesniegšanas kārtību. Normatīvie akti speciāli nenosaka
mājsaimniecībās glabājamo policijas pieņemto lēmumu uzglabāšanas kārtību. Kā iepriekš norādīju, lēmumi individuāli skar katru atsevišķu gadījumu. Tādēļ pirms izlemšanas, vai uzglabāt policijas lēmumu vai arī nekavējoši to izmest, vispirms ir jāiepazīstas ar konkrēto lēmumu un jāizprot tā saturs un mērķis. Tikai pēc tam mājsaimniecībā var nolemt par šāda lēmuma turpmāku apriti, tostarp uzglabāšanu, ar lēmumu personai piešķirto tiesību izmantošanu vai lēmuma iznīcināšanu. Personām ir jāsaprot, ka vienkārša policijas lēmuma iznīcināšana, ar kuru, piemēram, uzlikts sods, noteikts izpildīt kādu darbību vai atturēties no kādas noteiktas darbības izdarīšanas u.c. lēmumā norādīti personai saistoši pienākumi, neatbrīvo šo personu no konkrētajā lēmumā uzliktajām tiesiskajām saistībām un to neizpildes sekām.”
Aizdevumu dokumenti,
ja veikta pilnīga līguma izpilde
Arī uz privātpersonu aizdevumu dokumentiem nav noteikts regulējums par to glabāšanas termiņiem. Šeit arī ir spēkā Civillikuma norma, kas nosaka, ka pati privātpersona ir atbildīga un sevi nodrošina ar pierādījumiem par aizdevuma apmaksu 10 gadus pēc saistību izpildes.
